УКАЗ Губернатора Иркутской области от 06.08.2020 N 231-уг "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в системе исполнительных органов государственной власти Иркутской области"
У К А З
ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
6 августа 2020 года Иркутск N 231-уг
О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в системе исполнительных органов государственной власти Иркутской области
В соответствии со статьей 11 Закона Иркутской области от 12 января 2010 года N 1-оз "О правовых актах Иркутской области и правотворческой деятельности в Иркутской области", руководствуясь статьей 59 Устава Иркутской области, постановляю:
Внести в Инструкцию по делопроизводству в системе исполнительных органов государственной власти Иркутской области, утвержденную указом Губернатора Иркутской области от 10 августа 2016 года N 179-уг, следующие изменения:
пункт 15 дополнить абзацами вторым, третьим следующего содержания:
«Создание документов осуществляется преимущественно с использованием средств электронной подписи и автоматизированных технических средств в системе электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Иркутской области (далее - СЭДД), за исключением случаев, связанных с неработоспособностью СЭДД, ее аварийной работой, необходимостью получения согласующей визы либо подписи у должностного лица, не имеющего доступа к СЭДД.
Документы, созданные в форме электронного документа, подписываются с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.»;
абзац второй пункта 18 изложить в следующей редакции:
«Реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 года N 2004-ст, в порядке, установленном Инструкцией.»;
пункты 45 - 47 изложить в следующей редакции:
«45. Поручения Губернатора Иркутской области, протоколы заседаний Правительства Иркутской области и Президиума Правительства Иркутской области подлежат регистрации в канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области в СЭДД с присвоением регистрационного номера:
06-ННН/ГГ, где:
ННН - порядковый номер документа в течение календарного года;
ГГ - последние цифры года.
Протоколы (перечни поручений) заседаний совещательных и координационных органов при Губернаторе Иркутской области, Правительстве Иркутской области, возглавляемых Губернатором Иркутской области, первым заместителем Губернатора Иркутской области - Председателем Правительства Иркутской области, подлежат регистрации в канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области в СЭДД с присвоением регистрационного номера:
КСО-ННН/ГГ, где:
ННН - порядковый номер документа в течение календарного года;
ГГ - последние цифры года.
Протоколы (перечни поручений) заседаний совещательных и координационных органов при Губернаторе Иркутской области, Правительстве Иркутской области, возглавляемых первым заместителем Губернатора Иркутской области, первым заместителем Председателя Правительства Иркутской области, заместителем Губернатора Иркутской области, заместителем Председателя Правительства Иркутской области, руководителем аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, первым заместителем руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, заместителем руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, подлежат регистрации в секретариате руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области в СЭДД с присвоением регистрационного номера:
КСО-ННН/ГГ, где:
ННН - порядковый номер документа в течение календарного года;
ГГ - последние цифры года.
Протоколы (перечни поручений) заседаний совещательных и координационных органов при Губернаторе Иркутской области, Правительстве Иркутской области, возглавляемых министрами Иркутской области, подлежат регистрации в соответствующем министерстве Иркутской области в СЭДД с присвоением регистрационного номера:
КСО-ННН/ГГ, где:
ННН - порядковый номер документа в течение календарного года;
ГГ - последние цифры года.
Поручения Губернатора Иркутской области (за исключением протоколов (перечней поручений) заседаний совещательных и координационных органов при Губернаторе Иркутской области, Правительстве Иркутской области), протоколы заседаний Правительства Иркутской области и Президиума Правительства Иркутской области доводятся до исполнителей канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области посредством СЭДД.
Подлинники поручений Губернатора Иркутской области (за исключением протоколов (перечней поручений) заседаний совещательных и координационных органов при Губернаторе Иркутской области, Правительстве Иркутской области), протоколов заседаний Правительства Иркутской области и Президиума Правительства Иркутской области хранятся в канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
46. Поручения лиц, замещающих областные государственные должности, подлежат регистрации в секретариате руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области в СЭДД с присвоением регистрационного номера:
06-ИИ-ННН/ГГ, где:
ИИ - индекс (заполняется в соответствии с приложением 34 к Инструкции);
ННН - порядковый номер документа в течение календарного года;
ГГ - последние цифры года.
Поручения лиц, замещающих областные государственные должности, доводятся до исполнителей секретариатом руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области посредством СЭДД.
Подлинники поручений лиц, замещающих областные государственные должности, хранятся в секретариате руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
47. Поручения руководителей исполнительных органов государственной власти Иркутской области, самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области подлежат регистрации в соответствующем исполнительном органе государственной власти Иркутской области, самостоятельном структурном подразделении аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области в СЭДД с присвоением регистрационного номера:
06-ИИ-ННН/ГГ-дд, где:
ИИ - индекс (заполняется в соответствии с приложением 34 к Инструкции);
ННН - порядковый номер документа в течение календарного года;
ГГ - последние цифры года;
дд - переменная часть (правило ее формирования устанавливается в исполнительном органе государственной власти Иркутской области).
Протоколы (перечни поручений) заседаний совещательных и координационных органов при исполнительном органе государственной власти Иркутской области подлежат регистрации в соответствующем исполнительном органе государственной власти Иркутской области в СЭДД с присвоением регистрационного номера:
КСО-ИИ-ННН/ГГ-дд, где:
ИИ - индекс (заполняется в соответствии с приложением 34 к Инструкции);
ННН - порядковый номер документа в течение календарного года;
ГГ - последние цифры года;
дд - переменная часть (правило ее формирования устанавливается в исполнительном органе государственной власти Иркутской области).
Подлинники поручений руководителей исполнительных органов государственной власти Иркутской области, самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области хранятся в соответствующем исполнительном органе государственной власти Иркутской области, самостоятельном структурном подразделении аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.»;
в пункте 48:
в абзаце первом после слов «координационных органов» дополнить словами «при Губернаторе Иркутской области, Правительстве Иркутской области»;
в абзаце втором после слов «координационных органов» дополнить словами «при Губернаторе Иркутской области, Правительстве Иркутской области»;
пункты 49 - 53 изложить в следующей редакции:
«49. Служебные записки используются для информационного обмена между лицами, замещающими областные государственные должности, полномочным представителем Губернатора Иркутской области в Законодательном Собрании Иркутской области, помощниками и советниками Губернатора Иркутской области, исполнительными органами государственной власти Иркутской области, самостоятельными структурными подразделениями аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, иными должностными лицами, а также для доклада Губернатору Иркутской области, в том числе об исполнении его поручений и указаний.
50. Служебные записки могут быть инициативными и ответными.
Инициативные служебные записки могут носить информационный характер, содержать просьбу, излагать проблему вне переписки по зарегистрированному ранее документу.
Ответные служебные записки являются перепиской по зарегистрированному ранее документу и могут представлять собой доклад об исполнении поручения, запрос о предоставлении информации, ответ на запрос и тому подобное.
51. Служебные записки готовятся в СЭДД в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, с использованием бланка служебной записки (приложение 27 к Инструкции).
52. Служебные записки в адрес Губернатора Иркутской области готовятся объемом не более одной страницы, могут иметь приложение и подписываются лицами, замещающими областные государственные должности, полномочным представителем Губернатора Иркутской области в Законодательном Собрании Иркутской области, помощниками и советниками Губернатора Иркутской области, руководителями исполнительных органов государственной власти Иркутской области и самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, деятельность которых непосредственно координирует и контролирует Губернатор Иркутской области.
Передачу служебных записок на рассмотрение Губернатору Иркутской области обеспечивает канцелярия Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
53. Служебные записки после их подписания лицами, замещающими областные государственные должности, подлежат регистрации в секретариате руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области; служебные записки после их подписания руководителями исполнительных органов государственной власти Иркутской области, самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области подлежат регистрации в соответствующем исполнительном органе государственной власти Иркутской области, самостоятельном структурном подразделении аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области; служебные записки после их подписания полномочным представителем Губернатора Иркутской области в Законодательном Собрании Иркутской области, помощниками и советниками Губернатора Иркутской области подлежат регистрации ими непосредственно в СЭДД с присвоением регистрационного номера:
СЛ-ИИ-ННННН/ГГ-дд, где:
ИИ - индекс (заполняется в соответствии с приложением 34 к Инструкции);
ННН - порядковый номер документа в течение календарного года;
ГГ - последние цифры года;
дд - переменная часть (правило ее формирования устанавливается в исполнительном органе государственной власти Иркутской области).»;
пункты 54 - 57 признать утратившими силу;
пункт 68 дополнить абзацами вторым - четвертым следующего содержания:
«Срок согласования проекта исходящего документа каждым должностным лицом не должен превышать двух рабочих дней со дня, следующего за днем получения проекта исходящего документа.
Срок согласования проекта исходящего документа, подготовленного во исполнение документа со сроком исполнения менее 15 календарных дней, сокращается до одного рабочего дня.
После доработки проекта исходящего документа по результатам высказанных согласующими должностными лицами замечаний на повторное согласование проекта исходящего документа отводится один рабочий день.»;
пункт 70 дополнить абзацами вторым - четвертым следующего содержания:
«Исходящий документ может быть не согласован исполнительным органом государственной власти Иркутской области, самостоятельным структурным подразделением аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, если он содержит информацию, не соответствующую действительности.
Исходящий документ при согласовании может дорабатываться в рабочем порядке и изменяться в соответствующей части исполнительным органом государственной власти Иркутской области, самостоятельным структурным подразделением аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, осуществляющим согласование исходящего документа.
При доработке исходящего документа главное правовое управление Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области имеет право также исправлять ссылки на правовые акты, выдержки из правовых актов (в целях обеспечения соответствия их оригинальному тексту правового акта, соответствия их контекста), технические, стилистические и грамматические ошибки.»;
дополнить пунктом 71-1 следующего содержания:
«71-1. Руководитель исполнительного органа государственной власти Иркутской области, самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области (являющегося исполнителем или соисполнителем), подготовивший исходящий документ, несет ответственность за:
1) соответствие исходящего документа полномочиям лица, замещающего областную государственную должность, подписывающего исходящий документ, а также проводимой Губернатором Иркутской области и Правительством Иркутской области государственной политике, принятым ими решениям, документам стратегического планирования Иркутской области;
2) соответствие исходящего документа обязательствам, вытекающим из договоров, соглашений, контрактов, заключенных Иркутской областью, Губернатором Иркутской области, Правительством Иркутской области;
3) обоснованность и своевременность подготовленного исходящего документа;
4) оценку и доведение до всех согласующих должностных лиц и Губернатора Иркутской области возможных позитивных и негативных социальных, экономических, экологических и других последствий подписания и направления исходящего документа;
5) соответствие фактического содержания исходящего документа требованиям поручений и запросов, на которые подготавливается ответ, обязательное наличие конкретных результатов исполнения резолюций, отдельных поручений и указаний лица, замещающего областную государственную должность, соответствие друг другу содержания исходящего документа и приложений к нему, соответствие исходящего документа правилам современного русского литературного языка, в том числе нормам официально-делового стиля, требованиям экономии и лаконичности текста, логической целостности, полноты и взаимосвязанности, доступности понимания, правильности упоминания наименований органов, организаций, публично-правовых образований, географических объектов, административно-территориальных образований, фамилий, имен и отчеств адресата.»;
пункты 72 - 74 признать утратившими силу;
пункт 124 изложить в следующей редакции:
«124. Проекты исходящих писем согласовываются:
1) первым заместителем Губернатора Иркутской области, первым заместителем Губернатора Иркутской области - Председателем Правительства Иркутской области, первым заместителем Председателя Правительства Иркутской области, заместителями Губернатора Иркутской области, заместителями Председателя Правительства Иркутской области, непосредственно координирующими и контролирующими деятельность исполнительного органа государственной власти Иркутской области, подготовившего проект письма, или курирующими вопрос, составляющий основное содержание проекта письма, или организующими взаимодействие исполнительных органов государственной власти Иркутской области с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами местного самоуправления конкретных муниципальных образований Иркутской области (согласно утвержденному закреплению за должностными лицами Иркутской области территорий муниципальных образований Иркутской области), если проект письма связан с конкретным муниципальным образованием Иркутской области, на предмет:
соответствия проекта письма проводимой Губернатором Иркутской области и Правительством Иркутской области государственной политике, принятым ими решениям, документам стратегического планирования Иркутской области;
обоснованности и своевременности подготовленного проекта письма;
выявления и доведения до Губернатора Иркутской области возможных позитивных и негативных социальных, экономических, экологических и других последствий подписания и направления письма;
наличия конкретных результатов исполнения резолюций, отдельных поручений и указаний Губернатора Иркутской области;
2) министром финансов Иркутской области в отношении проектов писем, затрагивающих вопросы, относящиеся к задачам (функциям) министерства финансов Иркутской области, на предмет оценки финансово-экономических последствий подписания и направления письма для областного бюджета и консолидированного бюджета Иркутской области;
3) руководителем исполнительного органа государственной власти Иркутской области (самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области), иного государственного органа, организации, к компетенции которых относятся затрагиваемые проектом письма вопросы, а также в иных случаях, установленных законодательством, на предмет соответствия проекта письма требованиям, указанным в пункте 71(1) (исключительно в части вопросов, входящих в компетенцию данных исполнительных органов государственной власти Иркутской области, самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области), или в соответствии с законодательством;
4) начальником управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по региональной политике в отношении проектов писем, затрагивающих вопросы деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований Иркутской области, а также при наличии в тексте проекта письма рекомендаций в адрес органов местного самоуправления муниципальных образований Иркутской области;
5) полномочным представителем Губернатора Иркутской области в Законодательном Собрании Иркутской области согласовываются проекты писем, направляемых в Законодательное Собрание Иркутской области, на предмет формирования единой позиции исполнительных органов государственной власти Иркутской области относительно основного содержания проекта письма, в том числе с учетом ранее направленных писем;
6) начальником главного правового управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области на предмет:
соответствия содержания проекта письма законодательству;
правильности употребления юридических терминов, правильности упоминания наименований субъектов Российской Федерации, муниципальных образований Иркутской области, федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов;
соответствия содержания исходящего документа, являющегося ответом на запрос, вопросам, содержащимся в запросе;
7) первым заместителем руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области либо заместителем руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области в соответствии с правовыми актами, определяющими их полномочия, на предмет:
соответствия фактического содержания проекта письма требованиям поручений и запросов, на которые подготавливается ответ;
наличия конкретных результатов исполнения резолюций, отдельных поручений и указаний лица, замещающего областную государственную должность;
соответствия проекта исходящего письма проводимой Губернатором Иркутской области и Правительством Иркутской области государственной политике;
соблюдения логической структуры делового письма;
соответствия проекта письма правилам современного русского литературного языка, в том числе нормам официально-делового стиля, требованиям экономии и лаконичности текста, логической целостности, полноты и взаимосвязанности, доступности понимания.
Актуальность и достаточность всех полученных согласований проверяется канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области при передаче проекта исходящего письма на подпись.»;
дополнить пунктами 124-1, 124-2 следующего содержания:
«124-1. Определять полноту согласования проектов исходящих писем, актуальность имеющихся виз и при необходимости принимать решение о дополнительном согласовании вправе:
1) первый заместитель Губернатора Иркутской области, первый заместитель Губернатора Иркутской области - Председатель Правительства Иркутской области;
2) начальник главного правового управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
3) заведующий канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
124-2. Проекты исходящих телеграмм, приветственных адресов и открыток в связи с праздничными днями, днями воинской славы, профессиональными праздниками, памятными днями и датами и иными знаменательными событиями согласовываются:
1) начальником управления пресс-службы и информации Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
2) первым заместителем руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области либо заместителем руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области в соответствии с правовыми актами, определяющими их полномочия.»;
подпункты 5, 6 пункта 126 признать утратившими силу;
пункт 127 изложить в следующей редакции:
«127. Канцелярия Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области в течение двух рабочих дней со дня поступления проекта исходящего письма проверяет:
1) соответствие оформления проекта исходящего письма требованиям Инструкции;
2) соответствие фактического содержания проекта исходящего письма требованиям поручений и запросов, на которые подготавливается ответ;
3) соответствие друг другу содержания проекта исходящего письма и приложений к нему;
4) наличие полного объема исходящих и сопутствующих документов;
5) правильность упоминания фамилии, имени и отчества адресата;
6) соответствие проекта исходящего письма правилам современного русского литературного языка.
Если в процессе проверки в проект исходящего письма внесены изменения редакционно-технического характера, окончательный вариант проекта исходящего письма не визируется исполнителем, подготовившим проект.
Если проект исходящего письма оформлен с нарушением установленного порядка, он возвращается канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области исполнителю для устранения замечаний. Об этом на листе согласования к проекту исходящего письма делается отметка "Возвращено на доработку" с указанием даты и подписи сотрудника канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
Проекты исходящих писем за подписью Губернатора Иркутской области, успешно прошедшие проверку, подлежат архивированию в электронном виде в канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области в соответствии с порядком, указанным в приложении 41 к Инструкции.
После внесения в электронную базу проект письма за подписью Губернатора Иркутской области, распечатанный на бланке письма Губернатора Иркутской области в черно-белом изображении и на бланке Губернатора Иркутской области, изготовленном типографским способом, передается исполнителем в отдел по работе со служебной корреспонденцией или отдел контроля исполнения канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.»;
в пункте 128 после слов «руководителю аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области» дополнить словами «, первому заместителю руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области либо заместителю руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области в соответствии с правовыми актами, определяющими их полномочия,»;
абзац второй пункта 148 изложить в следующей редакции:
«Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа.»;
приложение 40 признать утратившим силу.
Временно исполняющий обязанности
Губернатора Иркутской области
И.И. Кобзев